Miko Harjanti SE.,MSE.,MA

Abstrak

Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum diartikan sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Tujuan penerapan SOP sesuai dengan PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 adalah tertib penyelenggaraan pemerintah. Penyusunan dan penerapan SOP di setiap instansi sampai dengan unit terkecil diharap mampu meningkatkan kinerja instansi untuk menuju peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Kata kunci : Standar, Prosedur, Kinerja

Sektor pelayanan publik selalu diharapkan untuk memberikan pelayanan yang berkualitas. Masyarakat sebagai pengguna jasa publik, makin mendambakan  pelayanan berstandar. Untuk mencapai hal tersebut, instansi pemerintah sebagai penyedia layanan publik dituntut untuk aktif mengembangkan pelayanan melalui kebijakan yang tepat. Inovasi dalam pengembangan pelayanan juga perlu selalu dikembangkan untuk menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan masyarakat. Kepuasan masyarakat pengguna jasa mencerminkan tingkat pencapaian kinerja instansi pemerintah. Instansi dengan kinerja tinggi tentunya mampu menyediakan pelayanan terbaik bagi masyarakat.

Salah satu aspek penting untuk mewujudkan kinerja pelayanan publik adalah dengan memperbaiki administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum diartikan sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan. SOP berfungsi untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan. Pemerintah telah menyediakan acuan bagi seluruh instansi melalui PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008  tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP).

Dalam konsep peIayanan publik, penyusunan SOP merupakan bagian dari sistem pelayanan prima yang dilakukan pegawai dengan tepat serta menjamin konsistensi kualitas pelayanan yang dihasilkan. SOP merupakan standar pelayanan yang menjadi panduan bagi setiap pegawai yang terlibat dalam proses pelayanan tahap demi tahap.

Standar penyusunan  SOP  yang  dipersyaratkan  dalam  Kebijakan  Reformasi Birokrasi  berbeda dengan SOP pada umumnya yang banyak diterapkan sektor swasta.  Format SOP tersebut lebih sederhana agar dapat menaungi kebutuhan berbagai macam instansi pemerintah.  Adapun standar SOP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

A.   Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir bercabang  (branching  flowcharts)  dan  tidak  ada  format  lainnya  yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi  instansi  pemerintah  termasuk  di  dalamnya Kementerian/Lembaga  dan  Pemerintah  Daerah  memuat  kegiatan yang  banyak  (lebih  dari  sepuluh)  dan  memerlukan  pengambilan keputusan  yang  banyak.  Oleh  sebab  itu  untuk  menyamakan format maka  seluruh  prosedur  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  administrasi pemerintahan  dibuat  dalam  bentuk  diagram  alir  bercabang,  termasuk  juga  prosedur  yang  singkat  (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

B. Simbol Flowcharts Sederhana

Berbeda dengan simbol yang digunakan dalam flowchart pada umumnya, pemerintah hanya mengadopsi lima simbol dalam PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008.  Hal ini bertujuan agar SOP di semua instansi disusun secara sederhana dan mudah dimengerti.  Kelima simbol yang digunakan yaitu:

c) Pelaksana Dipisahkan dari Kegiatan

Penulisan  pelaksana  dalam  SOP  AP  ini  dipisahkan  dari  kegiatan. Oleh  karena  itu  untuk  menghindari  pengulangan  yang  tidak  perlu dan  tumpang-tindih  yang  tidak  efisien,  maka  penulisan kegiatan  tidak  disertai  dengan  pelaksana kegiatan  (aktor)  dan dipisahkan  dalam  kolom  pelaksana  tersendiri. Penulisan  kegiatan  menggunakan  kata  kerja  aktif  yang  diikuti dengan  obyek  dan  keterangan  seperti: mengajukan rencana, meminta persetujuan, meneliti laporan, menerima/menolak permintaan, membayar tagihan, menyusun dokumen, menandatangani surat, mencatat transaksi, mengirimkan dokumen, menyusun laporan, menyiapkan undangan. Penulisan pelaksana  bukan  diurutkan  secara  hierarki  (atau kedudukan struktural) tetapi didasarkan pada  sekuen  kegiatan  sehingga  kegiatan  selalu  dimulai  dari  sisi  kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

Dalam menyusun sebuah Standar Operasional Prosedur diperlukan tahap-tahap pengembangan yang tergambar dalam matriks berikut ini:

Saat SOP telah selesai tersusun, proses berlanjut pada penerapan. Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat tercapai:

1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya.
2. Salinan SOP disampaikan kepada semua pengguna.
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif. Pelaksana pun diharap paham akan akibat yang muncul bila gagal dalam melaksanakan SOP.
4. Terdapat sebuah mekanisme untuk memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
5. Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP.

Keberhasilan pada tahapan pengembangan, akan menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya. Pelaksanaan penerapan SOP sangat tergantung kepada berbagai faktor yang meliputi seberapa jauh bentuk pengembangan/perubahan SOP yang terjadi, ukuran dan sumberdaya organisasi, serta keinginan manajemen/pengelola. Sebuah SOP memerlukan waktu sampai benar-benar dikuasai sepenuhnya oleh para pelaksana.

Setelah SOP tersusun, semua pihak yang terkait dalam sebuah instansi tentu diharapkan berkomitmen ikut serta mempraktekkan dalam tugas sehari. Perlu disadari bahwa dalam proses penerapan banyak tantangan akan muncul. Kewaspadaan akan munculnya halangan sejak awal, menuntun kita untuk menyusun strategi antisipasi agar masalah yang timbul dapat segera diatasi.

Pada instansi yang sudah berjalan lama, penyusunan SOP baru biasanya akan menerima tantangan dari karyawan. Karyawan pada umumnya sulit untuk menyesuaikan suatu perubahan sistem yang sudah mereka jalankan sekian lama. Sifat umum manusia yang akan merasa terusik dengan adanya suatu sistem baru yang baku, merasa kebebasan yang dimiliki mulai dibatasi, birokrasi persetujuan dokumen, serta administrasi yang dirasa akan menambah beban pekerjaan mereka.

Oknum pelaku penyimpangan dalam operasional kantor pun, akan turut menentang jika dalam pemberlakuan SOP baru menutup kemungkinan mereka untuk melakukan prosedur tidak benar yang merugikan instansi. Tantangan terhadap penerapan SOP baru akan makin besar jika yang menyatakan ketidaksetujuan bukan hanya dari level karyawan, namun juga dari sebagian level manajer atau kepala bagian.  Karena kepala bagian mempunyai kuasa pengendalian yang lebih besar.

Menyadari kemungkinan munculnya hambatan seperti di atas, maka perlu disusun langkah untuk menjamin agar penerapan SOP berlangsung lancar. Strategi yang dapat dikembangkan diantaranya:

1.    Melakukan review secara periodik terhadap sistem yang berlaku karena tidak ada sistem yang sempurna.  Sistem harus selalu berkembang menyesuaikan dengan kebutuhan yang juga selalu berubah seiring waktu.

2.    Menegaskan komitmen dari semua bagian dalam instansi untuk turut menerapkan SOP yang telah disyahkan. Karena faktor utama yang menjamin sukses penerapan SOP adalah manusia, maka komitmen untuk menjalankan SOP mutlak diperlukan. Pihak pimpinan pun harus berani bertindak tegas terhadap mereka yang melakukan penyimpangan terhadap penerapan sistem yang diberlakukan.

3.    Punishment and Rewardyang adil bagi semua karyawan terhadap penerapan SOP tersebut.

4.    Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung penerapan SOP tersebut. Pimpinan harus memperhitungkan biaya dan manfaat sebelum memberlakukan SOP. Biaya biasanya akan dirasakan langsung, sedangkan manfaat akan dirasakan tidak langsung saat itu juga melainkan pada masa mendatang dan mungkin tanpa terlihat secara fisik manfaat tersebut. Mungkin saja pimpinan perlu menyiapkan tambahan tenaga kerja bila diperlukan untuk urusan administrasi tersebut.

Penyusunan SOP adalah bagian dari usaha untuk menyempurnakan proses penyelenggaraan pemerintah. Dengan upaya maksimal dari semua bagian terkait dalam sebuah instansi, diharapkan SOP dapat diterapkan, dan dipatuhi semua pihak.  Tujuan akhir dari penerapan SOP sesuai dengan PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 adalah tertib penyelenggaraan pemerintah. Penyusunan dan penerapan SOP di setiap instansi sampai dengan unit terkecil diharap mampu meningkatkan kinerja instansi untuk menuju peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Saat ini dalam diklat prajabatan pola baru sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21 tahun 2013, SOP disajikan sebagai salah satu sub materi yang berada dalam materi Kinerja Pegawai Negeri Sipil. Disajikannya sub materi SOP menandakan bahwa pemerintah makin merasakan perlunya membekali calon pegawai negeri dengan kemampuan melaksanakan SOP di areal kerja masing-masing.  Semua dirancang untuk meningkatkan kinerja aparat dalam melayani masyarakat.

PPMKP sebagai institusi diklat yang banyak menyelenggarakan diklat prajabatan, tentunya telah bersiap untuk membekali peserta prajabatan dengan pengetahuan mengenai SOP. PPMKP diharapkan dapat berfungsi maksimal untuk turut menjadi tempat penyebaran pengetahuan bagi peserta diklat khususnya bagi calon pegawai negeri sipil peserta diklat prajabatan. Hingga PPMKP pun berperan penting dalam meningkatkan kinerja aparat dalam melayani masyarakat.

Referensi

Agus Dwiyanto. 1999 “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik” Makalah Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya.  Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

Atmoko,Tjipto.”STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH” Diakses tanggal 3 November 2014. file:///D:/artikel/sop/BX32jRZz1284857253.pdf

Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21 tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  RI Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.

Purnama,Jaka. (2013) “Makna Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP-AP) Menurut PermenPAN RB No 35 Tahun 2012”  Diakses tanggal 2 November 2014 <https://badandiklat.jatengprov.go.id/index.php?p=wi&m=dt&id=66>

Toser (2011) Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP”. Diakses 2 November 2014. <https://toserba77.wordpress.com/2011/04/06/kenali-kendala-penyiapan-dan-penerapan-sop/>