Ciawi – Bogor, Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian melalui pejabat fungsional arsiparis melakukan pemusnahan atau penyusutan arsip inaktif pada Kamis, 03 Juni 2021 di ruang arsip komplek PPMKP. Penyusutan arsip tersebut merupakan salah satu proses dalam pengelolaan arsip dinamis yang tertuang dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 47 tentang kearsipan. Arsip – arsip yang akan dimusnahkan ini sebelumnya telah melalui tahapan yang sangat ketat hingga akhirnya dapat dikatakan arsip yang sudah habis masa retensinya dan harus dimusnahkan.

Rita Setiawati, selaku Kepala Bagian Umum PPMKP sekaligus saksi dalam acara simbolisasi pemusnahan arsip mengungkapkan bahwa proses penyusutan arsip tidak semudah yang dibayangkan. Banyak tahapan dan proses yang harus dilalui agar arsip tersebut aman dan layak untuk dimusnahkan.

“arsip – arsip ini telah melalui tahapan proses yang sangat ketat hingga akhirnya kita yakin untuk dimusnahkan. Dan sesuai dengan peraturan yang ada, arsip tersebut sudah selesai dipertanggungjawabkan”, jelas Rita.

Hal tersebut juga diamini oleh Suyati, salah satu pejabat fungsional arsiparis PPMKP, menurutnya proses sebuah arsip untuk dapat dikatakan layak dimusnahkan harus melalui berbagai tahapan diantaranya mendata arsip terlebih dahulu kemudian menyeleksi, menilai, dan terakhir mengusulkan ke Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian melalui Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian (BPPSDMP).

“ Kami memiliki jadwal retensi arsip, dimana dalam jadwal tersebut diatur usia arsip, dari usia tersebut kami mengetahui arsip mana yang harus diproses untuk dimusnahkan setelah sebelumnya melalui tahapan pendataan, penyeleksian, penilaian dan pengusulan ke Sekretariat Jenderal”, ungkap Suyati.

Rita kemudian menambahkan bahwa pihaknya juga sangat berhati – hati sekali dalam melakukan pemusnahan arsip karena berkaitan dengan asset lembaga, “Saya rasa, kita semua tahu semua dokumen kelembagaan itu bersifat penting, namun tentunya ada masa berlaku atau retensi, karena itu berkali – kali saya sampaikan, seluruh arsip yang akan dimusnahkan ini harus benar – benar aman dan layak untuk dimusnahkan”, imbuhnya.

Disamping itu, Ia juga berharap pemusnahan arsip ini dapat dilakukan secara rutin mengingat setiap waktu arsip akan terus bertambah. ”Jangan sampai arsip – arsip yang telah melewati masa retensi masih tersimpan dan menumpuk dalam ruangan”, ujarnya.

Pemusnahan arsip ini merupakan kali kedua dilakukan oleh PPMKP. SEbelumnya di tahun 2020. Di tahun 2021 ini, Setidaknya ada 799 arsip yang akan dimusnahkan terdiri atas arsip dari bagian umum dan pelatihan. Keseluruhan arsip ini memiliki retensi arsip sekitar 5 – 10 tahun. Arsip – arsip yang akan dimusnahkan merupakan arsih dari tahun 2006 hingga 2011. Nita - PPMKP